Strategy of Information Integration (SII)

22Des10

Dalam dunia bisnis modern kini, sesuatu wajib menjadi pokok pembicaraannya adalah sebuah strategi bisnis. Strategi diperlukan dalam dunia bisnis modern kini agar psuatu perusahaan dapat menghadapi persaingan keras didunia bisnis tersebut. Strategi bisnis yang matang dan efektiflah yang diperlukan sebuah perusahaan dalam pengembangan perusahaannya.

Strategi bisnis dalam IT berupa sebuah dokumen yang dilengkapi IT strategy disebut sebagai Strategy of Information Integration (SII). Dimana SII adalah sebuah strategi yang diambil oleh para praktisi informasi dalam menghadapi tantangan dimana sejumlah sistem informasi yang berbeda harus diintegrasikan. Hal ini biasanya terjadi pada saat akuisisi atau merger, penggabungan satu atau dua institusi pemerintahan, kerjasama program berbasis lintas sektoral, dan lain sebagainya. Dimana tujuannya adalah pemanfaatan secara efektif dari penggunaan teknologi informasi dalam system informasi sebuah perusahaan. Yang sering menjadi masalah adalah adanya ego sektoral dari masing-masing institusi yang terlibat saat pengintegrasian sistem. Untuk menangani permasalahan tersebut, SII sangat dibutuhkan.

SII sangatlah diperlukan dalam penyelsaian integrasi sistem yang gagal. Dalam prosesnya, SII terdapat beberapa tahapan yaitu :

1. Eksploitasi Kapabilitas Lokal,

2. Lakukan Integrasi Tak Tampak.

3. Kehendak Berbagi Pakai.

4. Redesain Arsitektur Proses.

5. Optimalkan Infrastruktur.

6. Transformasi Organisasi.

1. Exploitasi kapabilitas lokal.
Tahap ini melakukan pengembangan maksimal terhadap kapabilitas sistem informasi masing-masing organisasi. Tujuannya adalah untuk memahami secara sungguh-sungguh batasan maksimal kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan kebutuhan manajemen strategis dan operasional organisasi yang bersangkutan – baik dilihat dari segi keunggulannya maupun keterbatasannya. Output/keluaran dari tahap ini adalah pemahaman akan keunggulan dan keterbatasan sistem informasi yang dimiliki organisasi dalam hal memenuhi visi dan misi organisasi yang bersangkutan maupun dalam kaitannya dengan kebutuhan organisasi mitra lainnya yang diajak bekerjasama.

2. Lakukan Soft Integration.
Tahap ini dilakukan proses integrasi dengan cara berdiskusi. Yang berhak berdiskusi di sini adalah para CIO (Chief Information Organization) dari masing-masing organisasi yang terlibat. Dengan berkumpul dan berdiskusi bersama diharapkan akan menemukan jalan keluar pemenuhan kebutuhan yang ada. Secara tidak langsung, dalam proses ini, cetak biru arsitektur masing-masing sistem informasi dapat mulai saling diperkenalkan dan dipertukarkan. Tahap ini merupakan tahap tersulit dari sebuah pengintegrasian antar organisasi. Jika hal ini berhasil dilakukan, maka tahap yang tersulit dalam integrasi telah berhasil dilalui. Pada saat inilah sebenarnya hakekat ”integrasi” telah dilakukan. Secara teknis yang biasa dihasilkan adalah ide-ide solusi dalam bentuk penambahan sejumlah entitas atau komponen sebagai jembatan antara satu sistem dan sistem lainnya tanpa harus merusak masingmasing sistem informasi yang telah dianggap baik bekerja oleh setiap organisasi yang ada. Tujuan dari tahap ini sebenarnya ialah didapatnya kepercayaan dan kesadaran akan perlunya kerjasama untuk memecahkan solusi.

3. Pembagian Sumber Daya Organisasi.
Tahap ini dilakukan evaluasi seberapa efisien dan optimum solusi tersebut berhasil dibangun terutama dalam kaitannya dengan pemanfaatan beraneka ragam sumber daya organisasi. Untuk melakukannya, sekali lagi para CIO akan berkumpul dan melihat bahwa banyak peluang untuk meningkatkan kinerja solusi yang dihasilkan jika dan hanya jika adanya ”sharing” atau pola berbagi pakai antar sumber daya teknologi informasi yang dimiliki masing-masing organisasi. Tujuan dari tahap ini adalah mulai bergesernya pemikiran-pemikiran yang didominasi oleh faktor emosional dan menyingkirkan ego masing-masing ke arah menghasilkan ide-ide brilian yang dipandu oleh pemikiran rasional.

4. Desain Ulang Arsitektur Proses
Tahap ini mencari solusi dari tahap ketiga tadi hanya dapat dilakukan untuk memenuhi kepentingan internal saja. Ketika organisasi tersebut harus berurusan dengan pemenuhan kebutuhan pemilik kepentingan eksternal, seperti misalnya pelanggan atau publik, maka proses yang cepat, berkualitas, dan murah adalah yang menjadi dambaan mereka. Hal tersebut tidaklah mungkin terjadi jika secara lintas organisasi tidak dilakukan aktivitas redesain proses.

5. Mengoptimalkan Infrastruktur
Tahap ini melakukan penyesuaian infastruktur yaitu pada rancangan beraneka ragam proses baru yang dihasilkan pada tahap sebelumnya tidaklah akan berjalan secara efektif, efisien, optimal, dan terkontrol dengan baik apabila secara fundamental tidak dilakukan penyesuaian terhadap infrastruktur organisasi yang ada – dalam hal ini adalah arsitektur sistem informasi terintegrasi yang dimiliki. Dalam kaitan inilah maka optimalisasi sistem informasi terintegrasi yang bercikal bakal pada masing-masing sistem informasi organisasi akan menghasilkan sebuah sistem dengan komponen-komponen lengkapnya seperti: perangkat keras, perangkat lunak, infrastruktur jaringan, sumber daya manusia, sistem database terpadu, dan lain sebagainya. Tujuan nya adalah sebuah sistem informasi terpadu yang dapat bekerja secara efektif melayani kepentingan vertikal maupun horisontal. Dan tentu saja yang tidak kalah pentingnya, yaitu semakin eratnya relasi antar organisasi yang berkolaborasi setelah melewati sejumlah tahap sebelumnya.

6. Transformasi organisasi

Tahap terakhir yang akan dicapai sejalan dengan semakin eratnya hubungan antar organisasi adalah transformasi masing-masing organisasi. Transformasi yang dimaksud pada dasarnya merupakan akibat dari dinamika kebutuhan lingkungan eksternal organisasi yang memaksanya untuk menciptakan sebuah sistem organisasi yang adaptif terhadap perubahan apapun.

Sejumlah hal baru akan tumbuh menggantikan sesuatu yang telah lama dianut, misalnya:

Transformasi dari organisasi berbasis struktur dan fungsi menjadi organisasi berbasis proses;
Transformasi dari organisasi berbasis sumber daya fisik menjadi organisasi berbasis pengetahuan;
Transformasi dari organisasi berbasis kebutuhan pemilik kepentingan internal
menjadi organisasi berbasis kebutuhan pemilik kepentingan eksternal; dan lain-lain.

Demikianlah rangkaian dari metodologi dalam SII. Dalam prakteknya, rangkaian tahapan tersebut akan berlangsung membentuk siklus hidup yang tidak berkesudahan, sejalan dengan keinginan setiap organisasi untuk selalu memperbaiki kinerjanya dari waktu ke waktu. Tentu saja setelah melalui proses evaluasi dan pembelajaran yang terjadi secara kontinyu dan berkesinambungan.

Kesimpulannya tahapan-tahapan tersebut akan membentuk siklus hidup yang tidak berkesudahan, sejalan dengan keinginan setiap organisasi untuk selalu memperbaiki kinerjanya dari waktu ke waktu. Tentu saja setelah melalui proses evaluasi dan pembelajaran yang terjadi secara berkesinambungan.

Sumber :

http://perpus.yipd.interaksi.web.id

http://www.docstoc.com/docs/37143778/EVOLUSI-STRATEGI-INTEGRASI-SISTEM-INFORMASI-RAGAM